Автоматизация нужна, если она приносит прибыль. «Нам это не по карману?»

Общеизвестно, что одним из способов увеличения прибыли является снижение затрат. Каким образом это относится к автоматизации управления предприятием?

Считается, что комплексная автоматизация предприятия — дорогостоящее удовольствие, доступное очень немногим. Давайте посмотрим, почему сложилось такое мнение, и всегда ли оно верно.

Во-первых, обычно вам предлагается автоматизация сразу всего предприятия. А это действительно очень дорого: такие программные комплексы, доказавшие на рынке свою работоспособность и эффективность, могут стоить десятки и сотни тысяч долларов.

Во-вторых, вам предлагается отказаться от уже работающих на вашем предприятии программ. Это делается под разными предлогами: например, эти программы уже устарели, с ними невозможно обеспечить обмен данными, они уже не развиваются и т.д. Частично это соответствует действительности. Но отказ от работающих программ увеличивает ваши затраты на автоматизацию, т.к. некоторое время сотрудники будут обречены на двойной ввод данных (в новую и старую программы) и многократные «сверки» результатов. За новую программу Вы будете вынуждены сразу выложить значительные суммы, а потом ждать результата месяцами. До окончания внедрения у заказчика нет уверенности в том, что система, которую он выбрал, полностью заменит старые программы, что в ней будут все нужные привычные ему отчеты, что она подойдет именно ему, а не будет немного переделанным вариантом некоторого «базового решения». Как правило, отказаться от системы и получить обратно свои деньги заказчик уже не может.

В-третьих, когда речь идет о действительно большом проекте, автоматизация растягивается на многие месяцы, а порой и годы. Пока в систему не включены все функциональные модули, описанные в ТЗ, зачастую на ней вообще невозможно работать. К моменту подключения последних рабочих мест выясняется, что бизнес успел измениться, а переделка ранее принятых заказчиком рабочих мест требует новых затрат на обследование, составление «изменений» к ТЗ, перенастройку (или перепрограммирование) системы. Таким образом, комплексная автоматизация, подразумевающая одновременное введение в эксплуатацию большого числа рабочих мест разных сотрудников, может перейти в длительный (если не бесконечный) процесс, требующий все новых и новых инвестиций. Практического финансового, управленческого, стратегического выигрыша от такой автоматизации нет не только на начальных этапах, но и трудно прогнозировать возможные сроки его появления.

Вполне понятно, что многие руководители, не желая рисковать деньгами и временем, отказываются от мысли о комплексной автоматизации вообще.

Существуют и другие причины «дороговизны» програмного обеспечения: размытость (читайте: отсутствие) объективных критериев оценки качества и функциональности программ, большие затраты на поддержку программ (высокая стоимость услуг поставщика на разовые консультации, перенастройку, обучение новых сотрудников), высокие требования производителей современных систем к технике (заказчик бывает вынужден модернизировать свои компьютеры из-за покупки нового ПО) и многие другие. Следовательно, для заказчика бывает затруднительно, а порой и невозможно оценить «сколько должно стоить программное обеспечение именно для меня?», а при отсутствии собственной точки зрения на стоимость автоматизации любая система может показаться «слишком дорогой» или «необоснованно дорогой». Здесь трудно что-то посоветовать вам как покупателям и пользователям ПО — каждый руководитель должен выбрать для себя собственные критерии значимости тех или иных качеств ПО и сам расставить приоритеты. Но если ваши требования и критерии не совпали с общепринятыми — это не значит, что от них надо отказаться. Надо искать поставщика ПО, который согласится с ними.

Если вы все-таки решили для себя, что комплексная автоматизация вам необходима, то можно поискать пути «удешевления» внедрения.

Во-первых, сейчас практически не осталось предприятий, где не использовались бы хоть какие-то программы: бухгалтерские или складские, купленные «в коробке» или «самописные». Появляется потребность в программах для учета договоров, планирования использования ресурсов по этим договорам, анализе доходности разных видов деятельности или разных магазинов, статистике работы персонала, представления всех этих данных (включая какие-то отдельные данные из бухгалтерии и склада) в виде сводных отчетов для руководства. Если ваш поставщик программного обеспечения готов включить в разрабатываемый комплекс уже работающие и проверенные временем программы, можно сэкономить на этом. Возможно, со временем вам все-таки придется их заменить, но очень важно, чтобы ваш партнер-разработчик не требовал этого категорически.

В качестве иллюстрации приведем пример из нашей практики. У одного из наших клиентов необходимо было автоматизировать отдел реализации — обеспечить формирование бухгалтерских документов: счет на предоплату, счет-фактура, накладная, акт выполненных работ. При этом в один документ могут быть включены товары с разными типами реализации: комиссия, субкомиссия, услуги, работы, агентские, продажа собственного товара и т.д., с разными НДС, облагаемые и не облагаемые налогом с продаж. Таким образом, по разным позициям, например, счета-фактуры или накладной должны формироваться совершенно разные группы проводок. Кроме этого, клиент поставил несколько условий. Менеджеры при выписке документов не должны задумываться о типе реализации, выбирая все товары из общего справочника. Для исключения ошибок операторов счета-фактуры, накладные и акты должны создаваться полностью автоматически на основании счета на предоплату с учетом формы оплаты (наличная или безналичная). Нужны были отчеты о движении товаров, об объемах продаж по менеджерам, история взаиморасчетов с покупателями и другие. Так как у клиента уже успешно использовалась некоторая бухгалтерская программа, мы не видели необходимости отказываться от нее.

Мы предложили схему, в которой все необходимые документы и оплаты клиентов регистрируются в нашей системе «АЛТИУС», здесь же происходит формирование групп проводок по каждому товару (типу реализации), а в бухгалтерскую программу передаются уже готовые проводки по нужным для бухгалтерского учета аналитическим признакам. Таким образом, был исключен двойной ввод, и в нашей системе обеспечивался контроль оплат покупателей и действий операторов. Такой подход позволил снизить стоимость автоматизации для клиента, не переучивать персонал бухгалтерии. В результате руководство получило современный инструмент анализа продаж и деятельности менеджеров. Объем работы у сотрудников бухгалтерии существенно снизился, так как теперь нет необходимости обрабатывать первичные документы и вводить проводки по ним. Объем работы менеджеров также уменьшился, так как теперь они заполняют только один документ (счет на предоплату), а остальные формируются автоматически, что позволило ускорить обслуживание клиентов.

Во-вторых, как уже говорилось выше, критерии оценки программ и требования к ним вы должны выработать для себя сами и не забывать о них в течение всего срока внедрения.

Чтобы сэкономить деньги и время потенциальных клиентов, мы еще до подписания договора на автоматизацию предлагаем нетипичную для рынка услугу. После предварительных переговоров мы бесплатно создаем рабочий макет будущей системы. Подчеркнем, что это не демонстрация «отраслевой» настройки, а именно прообраз предполагаемой системы автоматизации. В ней демонстрируются именно те особенности учета клиента, которые нужны именно ему, в его привычной терминологии и виде. Таким образом, мы не говорим, «что это можно настроить в нашей системе», а показываем работающий вариант. Эта услуга бесплатна для клиента. Такой макет позволяет заказчику убедиться, что мы правильно понимаем цели и задачи будущего сотрудничества, что мы действительно можем предложить настройки под специфический учет на различных участках.

В-третьих, не надо забывать, что автоматизация нужна не как самоцель. Наверняка с ее помощью вы хотите добиться каких-то видимых, ощутимых для вас результатов. Чем четче вы обозначите эти результаты, тем легче вам будет общаться с разработчиками. Вы сможете определить, что именно из предлагаемого ими вам крайне необходимо, что точно не нужно, а без чего вы пока сможете обойтись. Например, разработчик может сказать, что вы обязательно должны купить модуль «Склад», входящий в программный комплекс, для того, чтобы можно было составить полную картину состояния дел в вашей организации. Но, допустим, у вас уже есть своя складская программа, от которой вы не собираетесь пока отказываться. Склад у вас один, номенклатура небольшая, а движение товаров оформляется небольшим числом документов крупными партиями. Можно заказать разработку модуля стыковки со своей программой, но если производитель заинтересован продать вам свою программу, то стоимость такого модуля будет сравнима со стоимостью готовой программы. Какой может быть выход? Вы можете настаивать, что в новую систему вы будете ежедневно вводить итоговые обороты вручную. Двойной ввод? Нет, потому что в новой системе не будет всех складских документов, не будет каждой операции, а будут только обобщенные данные (например, порядка десяти итоговых позиций за день). Но ведь руководству и нужны обобщенные данные со склада! Если потребуется их расшифровка, ее можно получить в старой программе. Таким образом, не надо стремиться к «всеохватывающей» автоматизации. Надо искать компромиссные решения.

В-четвертых, можно сэкономить на разовых консультациях. Назначьте одного сотрудника ответственным за внедрение (или группу сотрудников, если проект масштабный). Пусть ваш партнер-разработчик обучит этого сотрудника работе со своей программой подробно и детально. Тогда при возникновении у операторов несложных вопросов (а большинство вопросов, возникающих на первоначальном этапе внедрения, несложные) на них сможет отвечать ваш сотрудник. Только при невозможности разобраться своими силами следует вызывать специалистов разработчика, при этом общаться они должны с вашим ответственным сотрудником, квалификация которого выше, чем знания о программе конечных пользователей. Даже если этому сотруднику придется установить специальную надбавку к зарплате за дополнительные обязанности, она будет незначительна по сравнению со стоимостью консультаций и услуг по обучению, предоставляемых разработчиком.

В-пятых, при длительных внедрениях настаивайте на разбивке договора на этапы с поэтапной оплатой и поэтапным подключением служб и подразделений. Каждый этап должен заканчиваться вводом в эксплуатацию рабочих мест, функционирующих независимо от того, сколько рабочих мест должны быть введены позже. По окончании каждого этапа у заказчика должны быть реальные результаты (выгоды) от ввода нового рабочего места: более подробные отчеты, или наличие данных, подготовка которых вручную была очень трудоемкой и долгой, или возможность получать статистические данные в том разрезе, в котором до того их было невозможно или очень сложно представить. Другими словами, результаты каждого этапа внедрения должны предоставлять реальные инструменты улучшения управления предприятием. Например, раньше бухгалтер выписывал счета вручную (и успешно справлялся с этим), а теперь печатает их из программы. Важно ли это для директора? Скорее всего, нет. А вот если благодаря автоматической выписке счетов появилась возможность анализировать тенденцию изменения спроса на разные группы товаров или эффективность предоставляемых скидок, то даже от простой автоматизации выписки счетов есть практическая польза руководству, это реальный инструмент для анализа, облегчающий принятие решений.

Таким образом, при автоматизации предприятия не только можно, но и нужно разумно экономить, автоматизируя только те участки и отделы, без автоматизации которых вы не можете получать оперативной и достоверной информации. При этом отказываться от существующих программ следует только в том случае, когда они не устраивают именно вас. Автоматизацию рекомендуется разбивать на этапы таким образом, чтобы по окончании каждого этапа внедрения руководство получало зримые для себя результаты.

Астапенко Е.В.
Жуков М.С.
Травкин А.Л.