Экономия оборотных средств на строительном предприятии

Любая строительная компания постоянно страдает от недостатка оборотных средств. Если проанализировать финансовое состояние предприятия, то можно выделить несколько участков, позволяющих вернуть значительные суммы денежных средств в оборот. Рассмотрим только два из них.

1. Оборотные средства, «замороженные» в материалах и технике. Общеизвестный факт, что одним из конкурентных преимуществ японских предприятий является своевременная доставка «точно к часу» необходимых материалов к месту их использования. Кроме экономии оборотных средств, отпадает необходимость в больших складских помещениях. В России заставить поставщиков доставлять материалы к назначенному дню удается не всегда. Тем не менее, правильное планирование поставок материалов и техники способствует экономии оборотных средств. К сожалению, на практике план снабжения почти никогда не согласуется с планом поступления средств от заказчиков, планом платежей подрядчикам и тем более планом платежей налогов, несмотря на то, что один-единственный не пришедший платеж от заказчика может полностью изменить картину планирования. Приходится постоянно вносить изменения в планы, заново их сводить и согласовывать со всеми службами. Учитывая, что каждый план — это сложная система связанных расчетов, требующих многодневных трудозатрат, планирование деятельности из инструмента управления производственным процессом обычно превращается в формальную, никому не нужную работу.

Как результат — финансовые службы и дирекцию постоянно лихорадит от недостатка средств на расчетных счетах или от их избытка. Материалы и оборудование закупаются заранее — «пока есть деньги», а не к тому моменту, когда они реально нужны.

Возрастающая конкуренция уже не позволяет вести плановую деятельность предприятия «на коленке». Фактически все возможные варианты ведения плановой деятельности управления строительной организацией сводятся к двум основным.

Первый — увеличивать плановый отдел. Следуя этим путем, нужно учитывать, что найти квалифицированных экономистов очень непросто, и необходимо заранее примириться с постоянными (и немалыми) расходами на подбор персонала, зарплату и дальнейшее координирование работы отдела с остальными подразделениями. К тому же увеличение объема выполняемых работ будет требовать постоянного увеличения штата отдела и говорить о грамотном управлении строительной организацией будет трудно, т.к. значительная часть экономии оборотных средств будет расходоваться на функционирование этого отдела. Нельзя забывать и о «человеческом факторе»: одна небольшая ошибка в расчетах может полностью исказить плановое состояние предприятия. Таким образом, можно утверждать, что увеличение штатной численности отдела планирования принципиально не позволяет решить задачу планирования деятельности предприятия, а лишь снижает остроту проблемы.

Второй способ наладить четкое планирование — разработать и внедрить автоматизированную систему управления строительной организацией (в частности, её планово-экономической деятельностью). В этом случае вся работа по составлению и согласованию планов различных отделов будет выполняться программой автоматически. Вместо большого штата квалифицированных экономистов будет достаточно одного грамотного (т.е. более «дешевого») экономиста и нескольких неквалифицированных (т.е. «очень дешевых») операторов. Исчезает проблема «кадро-зависимости» предприятия: при увольнении любого сотрудника планово-экономического отдела планирование деятельности не нарушается, т.к. логика процедуры и расчетов заложена в системе управления строительной организацией, а не в голове ключевых сотрудников. Стоимость создания системы управления строительной организацией сравнима с годовой зарплатой квалифицированного экономиста. К тому же это разовые затраты (а не постоянные, как в первом варианте). Безусловно, потребуется дальнейшее сопровождение системы (постоянные затраты), но это все равно существенно меньше, чем зарплаты экономистов.

Необходимо отметить еще один немаловажный момент. Большая часть информации, необходимой для планово-экономического отдела, поступает из других служб. Информация о договорах с заказчиками и подрядчиками и актах закрытия работ — из договорного отдела, сметы — из сметного отдела, накладные — либо из склада, либо из бухгалтерии, поступление денег от заказчиков и платежи подрядчикам — из бухгалтерии. Бухгалтерия и склад на всех предприятиях уже автоматизированы. Поэтому создаваемая система управления строительной организацией должна автоматически получать необходимые данные из бухгалтерской и складской программы. Данные о сроках и сметной стоимости выполняемых работ можно также автоматически получать из сметных программ.

Таким образом, только использование автоматизированной системы управления строительной организацией способно обеспечить реальное планирование деятельности предприятия, и, как следствие, реальное управление оборотными средствами.

2. Налоговые платежи. Остановимся подробно только на одном налоге — НДС, т.к. сумма этого налога обычно занимает значительную долю в налоговых отчислениях.

Если говорить упрощенно, оптимизировать сумму НДС можно, управляя входящими и исходящими платежами, накладными и актами выполнения работ. Этим занимаются на всех предприятиях, но правильно спланировать налоговые платежи очень сложно. Поэтому такие решения принимаются интуитивно, а не на основе точного анализа предполагаемого результата.

Для решения этой задачи требуется, чтобы руководитель профессионально владел бухгалтерскими знаниями, т.к. только руководитель знает, какие плановые платежи и предполагаемые акты выполненных работ можно изменить, а только бухгалтер может грамотно рассчитать налоги. Но, к сожалению, на практике не очень часто руководители владеют необходимыми специальными экономическими знаниями. Помимо чисто технических сложностей расчета НДС, оптимизация этого налога требует значительного времени: внести изменения в плановые документы — рассчитать НДС, и так многократно до достижения ожидаемых результатов.

А поскольку бухгалтерия по определению не занимается планированием деятельности, бухгалтер не может рассчитать плановые налоги по еще не проведенным операциям, — для этого в бухгалтерии просто нет необходимой информации. Как следствие, планирования платежей НДС на предприятии не ведется вообще или ведется по принципу «примерно столько-то».

В результате неправильного планирования НДС предприятие вынуждено платить в бюджет значительные суммы, и зачет НДС в следующем отчетном периоде ситуацию не спасает — оборотные средства уже заморожены.

Крупные строительные компании имеют специальные экономические службы, в задачи которых входит, в частности, оптимизация налогообложения. Но даже они иногда вынуждены платить значительные суммы НДС из-за элементарных технических ошибок в расчетах или несвоевременно пришедшего платежа. Что же говорить о большинстве строительных организаций, не имеющих соответствующих служб!

3. Остальные налоги, в частности, налог на прибыль, также можно оптимизировать, но это вопрос, подлежащий отдельному рассмотрению.

Все вышеперечисленные задачи можно решать с помощью комплекса программ — системы управления строительной организацией.
Такая система должна удовлетворять следующим требованиям:

• Автоматически составлять финансовые планы поступления и расходования денежных средств;
• Позволять моделировать финансовую картину предприятия по принципу «что будет, если…»;
• Автоматически рассчитывать предполагаемые налоговые платежи в соответствии с планами поступления и расходования денежных средств;
• Позволять, не привлекая квалифицированных сотрудников, обеспечить решение задачи оперативного управления предприятием: сотрудники должны вводить привычные для них первичные документы, а система сама автоматически выполняет функции контроля и планирования деятельности предприятия.
• Оптимизировать налоговый учет может сам руководитель предприятия без привлечения экономистов или бухгалтеров;
• Работа с системой не должна требовать специальных экономических или бухгалтерских знаний и навыков.

Приведем пример использования системы управления строительной организацией «АЛТИУС».

Вначале регистрируются договоры с заказчиками, в которых указаны этапы строительства. Затем вводятся сметы на каждый этап (или автоматически импортируются из тиражной сметной программы). В сметах содержится информация об объемах и сроках работ, необходимых ресурсах. Справочно составляется план оплат каждого этапа договора. Работы могут выполняться как собственными силами, так и с привлечением субподрядчиков. В системе регистрируются договоры с подрядчиками, с привязкой к основным договорам с заказчиками, с указанием выполняемых работ, поставляемых подрядчикам материалов и оборудования. На основании этих данных автоматически формируются планы материально-технического снабжения объектов и финансовые планы как по каждому объекту, так и по предприятию в целом. В системе ведется также фактический учет материальных ценностей: приход материалов на склады предприятия и отпуск их на объекты. При отпуске фиксируется этап договора и вид работ, на которые расходуются материалы. Осуществляется контроль количества отпускаемых мат. ценностей с целью непревышения сметных показателей. Выполнение подрядных работ регистрируется актами с подрядчиками. В зависимости от объема выполненных по актам работ списываются мат. ценности (соответствующий процент от сметного количества). Ведется оперативный учет материалов, отпущенных на объекты, но не списанных в производство. В системе также регистрируются акты выполненных работ с заказчиками, с аналогичным списанием мат. ценностей. Входящие и исходящие платежи автоматически импортируются из тиражной бухгалтерской программы.

Таким образом, можно сформировать оперативные отчеты: о расчетах с контрагентами, по объектам и по предприятию; о выполнении плана строительства в разрезе объектов, субподрядчиков, видов работ, а также по другим необходимым аналитическим признакам. Возможно автоматическое получение напоминаний о плановых платежах. При вводе платежей и актов выполненных работ автоматически рассчитывается НДС с учетом авансов, частичных оплат и частично выполненных работ («процентовок»). Формируется отчет, показывающий пообъектный расчет НДС к уплате в бюджет (поквартальный или помесячный). Таким образом, можно прогнозировать НДС к уплате и управлять суммой налога, манипулируя датами актов выполненных работ и платежей. Имея информацию о затратах на строительство, можно прогнозировать также налог на прибыль. Суммы налогов приблизительные и учитывают только данные по основному производству, т.к. в системе не ведется учет общехозяйственных расходов. Можно организовать оперативное получение данных о прочих затратах из бухгалтерской программы для получения более полной картины финансового состояния предприятия. В итоге, данная система управления строительной организацией решает следущие задачи: фактический учет выполнения работ, фактический учет мат. ценностей, фактическое состояние финансов, план снабжения объектов строительства, финансовое планирование, планирование НДС.

Следует подчеркнуть, что в системе регистрируется гораздо больше хозяйственных операций, чем в бухгалтерской программе, поэтому всегда можно получить реальную картину состояния дел на предприятии по любому необходимому аналитическому признаку.

Наш опыт создания систем управления планово-экономической деятельностью предприятия показывает, что только на оптимизации НДС предприятию удается экономить до 15 % оборотных средств. Подсчитать экономию, полученную за счет своевременных закупок и платежей, технически существенно сложнее. Но она также составляет значительную сумму в обороте компании. А главное, как сказал директор одного предприятия: «После внедрения системы управления строительной организацией я перестал бояться, что разорюсь из-за арифметических ошибок или забывчивости сотрудников в планировании».

Генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Травкин А.Л.