Как стать лидером в строительной отрасли

В строительной организации, ведущей интенсивную деятельность, зачастую в работе находятся одновременно несколько объектов. Одновременно работы ведутся по разным договорам с заказчиками и субподрядчиками. В процессе работы могут изменяться условия по договорам, появляются новые приложения и дополнительные соглашения. Сотрудникам договорного, планово-экономического отделов, отдела снабжения (логистики) сложно в таких условиях своевременно составлять планы выполнения работ, финансовые планы, графики поставки ресурсов на объекты. Изменение условий договоров влечет за собой необходимость оперативной корректировки составленных ранее планов, иногда взаимосвязанных. Составление и поддержка план-графиков — очень трудоемкая работа, помимо специальных знаний требующая таких человеческих качеств, как высокая внимательность, скрупулезность, ответственность. Справиться с этой работой могут только специалисты высокой квалификации. На основании подготовленных ими планов, отчетов руководство строительной компании принимает важнейшие стратегические решения. Цена ошибки в таблицах и графиках, представленных руководству, очень высока. Срывы сроков работ, несвоевременная поставка материалов и техники на объекты, просроченные платежи могут иметь очень серьезные последствия: начиная от штрафных санкций и заканчивая потерей деловой репутации.

Для управления строительной организацией целесообразно применение специализированных компьютерных программ. В частности, современные сметные программы ведущих российских разработчиков давно уже по достоинству оценены большинством сметчиков. К сожалению, специалисты других служб редко используют в своей ежедневной работе программные средства, помогающие своевременно, оперативно, быстро, безошибочно составлять планы, графики, вести учет фактического выполнения сформированных планов.

Использование в управлении строительной организацией специализированной полнофункциональной программы, позволяющей вести учет договоров с заказчиками и подрядчиками, формировать планы, контролировать их выполнение, дает явные преимущества как для руководства, так и для специалистов разных служб.

Во-первых, отклонения фактических показателей от плановых видны на самых ранних этапах, что дает возможность руководству как можно раньше разобраться с возникающими проблемами, проанализировать их и найти наиболее оптимальные способы их решения.

Во-вторых, самые трудоемкие расчеты и построение календарных план-графиков выполняет программа. Специалисты в этом случае освобождены от выполнения рутинных расчетных операций и могут быть привлечены к анализу и оптимизации выполняемых работ. Уменьшается влияние так называемого «человеческого фактора» на правильность составления планов и отчетов. Резко снижается риск ошибки, а в случае ошибок при вводе первичных данных поиск и исправление ошибки максимально упрощены по сравнению, например, с составленными в электронных таблицах отчетами.

Еще один аргумент в пользу внедрения программ для управления строительной организацией: данные об изменении условий договоров (сроков, объемов, состава работ, их стоимостей) достаточно ввести в программу один раз — и все необходимые планы будут сформированы заново автоматически.

Что особенно важно для руководства, в любой момент легко сформировать сводные отчеты по объекту, когда данные берутся из многих договоров с заказчиками и подрядчиками; легко анализировать выполнение обязательств по договорам с подрядчиками в привязке к договорам с заказчиками.

На примере программы «АЛТИУС — Управление строительством» рассмотрим реальные возможности компьютерного ведения учета договоров строительства и преимущества такого учета.

Учет ведется в разрезе договоров и объектов. В договоре с заказчиком и приложениях к нему вводятся все необходимые данные: этапы договора, виды работ, объемы, стоимости и т.д. Информация о выполняемых работах может быть импортирована из сметной программы или введена укрупненно. К каждому виду работ может быть указан список необходимых для выполнения этой работы ресурсов: материалов, оборудования, машин и механизмов. Договоры с субподрядчиками вводятся в привязке к основным договорам с заказчиками.

На основании договоров и приложений автоматически формируются графики выполнения работ, финансовые планы, графики поставки ресурсов на объекты: материалов, оборудования, машин и механизмов. Фактическое выполнение обязательств по договорам регистрируется актами выполненных работ. В программе для управления строительной организацией есть набор отчетов, показывающий выполнение работ в сравнении с плановым графиком.

Учет материалов и оборудования ведется в полном объеме: получение материальных ценностей от поставщиков, перемещение на объекты, поставку подрядчикам, списание по нормам расхода при регистрации актов выполненных работ. В любой момент можно сформировать отчеты, отражающие текущую потребность в ресурсах.

В программе есть удобный механизм выписки нарядов рабочим и регистрации выполненных по нарядам работ. В зависимости от трудоемкости работ по введенным нормативам программа для управления строительной организацией рассчитывает необходимое время на выполнение работ бригадами любой численности. На основании введенной информации о выполнении работ по нарядам формируется отчет для специалистов, рассчитывающих зарплату рабочих.

Программа включает в себя финансовый модуль, позволяющий формировать финансовые планы, вводить данные о фактическом движении денег, учитывать взаиморасчеты по договорам. Это позволяет вести управленческий учет движения денег в разрезе как одного, так и группы «своих» юридических лиц.

Программа «Управление строительством» формирует сводную карточку объекта, включающую все взаимоотношения с заказчиками и подрядчиками в рамках объекта.

При вводе данных в программу автоматически осуществляются проверки на полноту и корректность введенных данных. В случае некорректно введенных данных выдаются соответствующие сообщения. Благодаря этому, от операторов не требуется очень высокая квалификация.

Планирование выполнения работ, поставок ресурсов на объекты упрощается на порядок. У специалистов планово-экономического отдела появляется возможность на этапе подготовки проекта договора, изменяя сроки выполнения работ и поставки материалов, получить несколько различных план-графиков и выбрать из них оптимальный. Таким образом, высококвалифицированные специалисты, благодаря использованию программы для управления строительной организацией, освобождают свое рабочее время от рутинных расчетных операций и получают возможность заниматься анализом и оптимизацией планов предприятия как по каждому договору и объекту, так и сводных, «накладывая» друг на друга данные по разным договорам и приложениям.

Понятие «оперативный учет» становится не просто абстрактным термином. Любая информация, будучи один раз введена в программу, становится доступной ответственным сотрудникам из разных отделов. При этом работникам каждой службы она представлена в необходимой именно им, удобной форме. Например, после ввода актов выполненных работ каждый специалист получает отчет, относящийся именно к его сфере деятельности. В частности, финансовая служба видит изменения в состоянии взаиморасчетов с контрагентом. Плановики в своих отчетах видят изменения в объемах выполненных работ и оставшиеся объемы, могут проконтролировать сроки. Логистики (снабженцы) видят уменьшение остатков материалов на объекте (в соответствии со списанием необходимого количества материалов на выполнение работ) и могут принять решение об очередной поставке материалов на объект.

Кроме оперативных, в программе содержится набор аналитических отчетов. Информация, содержащаяся в них, позволяет руководству принимать своевременные и обоснованные решения.

Утверждение о том, что описанная программа является системой управления строительной организацией, а не программой учета, вполне обоснованно. Основным управляющим фактором на предприятии является процедура принятия решения, на основании результата которой осуществляется воздействие на предприятие. Ни одна программа сама по себе решений не принимает, но программа «Управление строительством», включающая набор удобных аналитических отчетов, способна поставлять информацию руководителю в том ракурсе, который наиболее подходит для принятия конкретных решений.

В результате использования программы «АЛТИУС — Управление строительством» учет на строительном предприятии становится гораздо более прозрачным, упорядоченным, оперативным. Как итог — повышается качество управления строительной организацией.

Программа может использоваться на строительных предприятиях любого уровня в любом регионе. Безусловно, если у предприятия мало договоров с заказчиками и подрядчиками, то старые («ручные») методы учета и планирования можно не менять на автоматизированные. Но если руководство задумывается о развитии своего бизнеса, то максимально раннее внедрение этой программы позволит строительному предприятию приобрести значительные конкурентные преимущества.

Е. Астапенко