Учет договоров в строительстве

Управленческий учет на строительном предприятии состоит из нескольких взаимосвязанных задач. Это планирование (календарное, ресурсное, финансовое), учет фактических показателей, контроль отклонения от планов, оперативная корректировка планов в соответствии с текущей производственной и финансовой ситуацией, анализ состояния выполняемых и закрытых договоров с заказчиками и подрядчиками строительства.

В данной статье мы затронем только один аспект управленческого учета в строительстве — учет договоров. Хотя остальные аспекты управления строительством не менее важны, именно договоры с заказчиками и подрядчиками – это та основа, те первоначальные данные, на которых строится все остальное планирование, контроль и анализ деятельности.

Поскольку мы сотрудничали со многими строительными предприятиями на ниве создания заказных учетных программ и на основе накопленного опыта создали готовое решение для строительных организаций, свои представления об управленческом учете договоров с заказчиками и подрядчиками мы будем подкреплять примерами из нашей тиражной программы «АЛТИУС — Управление строительством».

Все договоры с заказчиками и подрядчиками в строительной организации должны располагаться в общих реестрах, с регулированием доступа сотрудников к ним. Карточка договора должна содержать основные значимые сведения: дату договора, его номер, наименование предприятия-контрагента, наименование нашего юр. лица (т.к. в строительном холдинге их может быть несколько), объект, ответственного сотрудника и т.д. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» реализовано удобное и быстрое заполнение карточек договоров с использованием справочников. Организован быстрый поиск в реестрах по ключевым реквизитам договоров. Если строительная организация выполняет однотипные работы и использует типовые шаблоны договоров, то после заполнения карточки договора в программе «АЛТИУС — Управление строительством» возможно автоматическое формирование договора в формате MS Word.

Обычно договор с заказчиком или подрядчиком состоит из нескольких этапов. Контроль выполнения сроков этапов при большом количестве одновременно выполняемых договоров — отдельная трудоемкая задача в большинстве строительных и проектных организаций. Возможно, различные этапы одного и того же договора курируют разные сотрудники. Программа «АЛТИУС — Управление строительством» позволяет установить напоминания о сроках договора в целом одной группе сотрудников, каждого этапа — другим группам сотрудников, и отдельных видов работ — ответственным именно за выполнение этих работ. За сколько дней напоминать об этих событиях, опять же устанавливается в зависимости от принятого на строительном предприятии порядка контроля договоров.

Ни для кого не секрет, что для многих строительных организаций актуален не только учет выполнения обязательств по договорам с заказчиками и подрядчиками, но и учет самих бумажных экземпляров договоров. Нужно отслеживать визирование документов с нашей стороны и со стороны контрагентов, движение бумажного экземпляра между сотрудниками своего предприятия. Бывает, что работы по договору начинаются в момент, когда неизвестно местонахождение бумажного документа: находится ли он у контрагента, в нашем секретариате как входящий документ, в юридическом отделе, в бухгалтерии, в СДО или у директора на ознакомлении и визировании. Если использовать программу «АЛТИУС — Управление строительством» версии «ПРОФ» (включающую в себя функции регистрации документооборота в строительной организации), то можно упорядочить и контроль бумажных экземпляров документов.

Для решения вышеперечисленных задач (оставляя за рамками учета остальные аспекты управленческого учета) достаточно следующих модулей программы «АЛТИУС — Управление строительством»: «СтройПодрядчик» и «СтройЗаказчик».

Модуль «СтройПодрядчик» предназначен:

• для ведения учета договоров с заказчиками,
• планирования работ по ним,
• регистрации фактически выполненных работ,
• ведения взаиморасчетов в заказчиками,

• планирования выполнения работ собственными силами и контроля планов.

  Модуль «СтройЗаказчик» предназначен:

• для ведения учета договоров с подрядчиками,
• планирования работ по ним,
• регистрации фактически выполненных работ,
• ведения взаиморасчетов с подрядчиками.

Как видим, стоимость одного рабочего места указанных модулей программы «АЛТИУС – Управление строительством» сравнима с месячной зарплатой специалиста строительного предприятия. Руководители строительных компаний получают удобный и прозрачный учет договоров, формирование в любой момент отчетов о состоянии выполнения обязательств по ним и представление о местонахождении и состоянии бумажных экземпляров документов. Кроме того, функционал описанных модулей содержит не только учет договоров, но и контроль ведения актов выполненных работ в строительстве (КС-2, КС-3), контроль своевременности и стоимости выполненных работ. Данные функции программы «АЛТИУС — Управление строительством» описаны в одной из других публикаций по внедрению и ведению управленческого учета в строительной организации.

Таким образом, можно сделать вывод, что не обязательно вынуждать все службы строительных компаний ввязываться в автоматизацию управленческого учета в строительстве. Автоматизация управления на строительных предприятиях может быть плавной и начаться с любого участка. В частности, в соответствии с рассмотренным примером, автоматизацию управления строительством можно начать с упорядочения учета договоров с заказчиками и подрядчиками.

Автор: Е. Астапенко