Мал золотник, да автоматизирован

Устоявшееся словосочетание «поддержка малого и среднего бизнеса» можно услышать в разнообразном контексте практически каждый день, как из различных СМИ, так и из уст коллег и друзей. Нешуточный интерес к развитию малого и среднего бизнеса в России подкреплён участием со стороны государства в данных видах предпринимательства. Известно, что малые и средние предприятия, деятельность которых может базироваться как на оказании услуг, так и на производстве и продаже товаров, могут быть рентабельными, перспективными и высокоэффективными даже по сравнению с крупными игроками рынка. Это обусловлено очевидными причинами. Так, в период острого кризисного воздействия на экономику крупные компании, словно «карточные домики», стали «рассыпаться». Большая часть штата компаний-гигантов осталась «за бортом» или попросту говоря подвергнута сокращению. Активы исполинских организаций стали обесцениваться, инвестиционная активность в их пользу также снизилась. Одним словом, мировой финансовый кризис оставил многие крупные компании не у дел, в одночасье, подтолкнув их к ликвидации. Малые и средние предприятия, тем временем, сумели остаться на плаву, безусловно, «затянув пояса». Разбирать детально конкретные факторы, которые оказали воздействие на выживание одних и безвозвратный уход других, можно достаточно долго и скрупулезно. Причинами разнообразных тенденций служат и финансово-экономические факторы, конкурентная среда, конъюнктура рынков, доходы населения, политические составляющие, человеческий фактор и т.д.

В пользу малых и средних предприятий, как наиболее ликвидных и эффективных, государство выступает некой «опорой» с целью стимулирования развития малого и среднего бизнеса в России. Правительством установлены критерии отнесения компаний к микро, малому и среднему бизнесу, который может получать поддержку государства в ходе кампании по поддержке малых форм предпринимательства. Микропредприятием признается бизнес с оборотом до 60 млн. руб. и количеством сотрудников, не превышающим 15 человек, малым — до 400 млн. руб. и до 100 сотрудников, средним — до 1 млрд. руб. и до 250 сотрудников. Кроме того, в последние несколько месяцев на государственном уровне стала активно обсуждаться тема инновационного развития бизнеса в России. Государство ратует за компьютеризацию и автоматизацию компаний, объясняя такое стремление тем, что подобные меры приведут к упорядоченному ведению бизнеса в России, а также станут фактором, влияющим на улучшение имиджа страны. Малому и среднему предпринимательству также следует прибегать к внедрению специализированного ПО, средств автоматизации и проч., а не оставаться в стороне.

Но как же малые и средние предприятия относятся к подобным призывам и видят ли они смысл в работе компании с применением специализированных программных решений? Если средние предприятия, штат которых составляет не более 250 сотрудников, переходят к автоматизации, осознавая её необходимость для чёткой и оперативной работы сотрудников, то, например, микропредпрития с численностью сотрудников, не превышающей 15 человек, реагируют на слова «автоматизация», «программное обеспечение», в большинстве случаев, как на заклинания или слова из непонятного лексикона. По мнению многих руководителей некрупных компаний, внедрение того или иного ПО только усложнит работу компании, внесёт в работу сотрудников неясность, а, кроме того, послужит дополнительным затратным обременением, не способным окупить себя. Однако, когда речь заходит о том, что при уходе того или иного сотрудника в отпуск или при поездке в командировку, без его присутствия в офисе работа по той или иной сделке останавливается, уверенность в том, что программа для управления взаимоотношениями с клиентами или система электронного документооборота не нужна, резко улетучивается. Расхожее выражение о том, что «незаменимых людей нет», в такой ситуации становится особенно актуальным. Известно, что взаимозаменяемость сотрудников является одним из ключевых факторов успешной работы компании. Но обеспечить взаимозаменяемость удаётся не всегда. Так, даже в компании, состоящей из двух менеджеров, бухгалтера и руководителя, может возникнуть ситуация деловой неразберихи. Это может случиться ввиду человеческих факторов, форс-мажорных обстоятельств и т.д.

Например, если представить себе ситуацию, что один сотрудник уходит в отпуск и судорожно вечером своего заключительного рабочего дня перед долгожданным двухнедельным отдыхом записывает на листе бумаге или стикере важные дела, которые он передаёт на время своего отсутствия коллеге, то получается не всегда радужная картина. Известно, что никто не застрахован от непредвиденных обстоятельств. Стикер или лист бумаги с важной информацией могут случайно упасть на пол и будут приняты за офисный мусор, который отправится в урну. Тогда новоиспечённый отпускник будет вынужден провести отпуск, не расставаясь с мобильным телефоном, так как без его устных консультаций рабочие вопросы решить не удастся. Это лишь один из самых распространённых примеров, с которым сталкивался, пожалуй, каждый офисный служащий. Частных же примеров, порой даже абсурдных, встречается ещё больше.

Программы для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-решения) способны предотвратить появление ситуаций, при которых, что называется, «не найти концов», т.е. невозможно выяснить с чего началась работа с клиентом, какие договорённости были достигнуты, какие пожелания необходимо учесть и т.д. Безусловно, и в программу все данные вносить необходимо сотруднику, так как по волшебству никаких сведений в ней не появится. Но если работа в программе регламентирована, т.е. руководитель обязывает всех сотрудников вносить в программу планы и результаты работ, сам при этом, ежедневно отслеживая историю рабочего дня конкретного сотрудника, то слова «забыл», «не напомнили», «был занят» просто исчезнут из лексикона сотрудников. Кроме того, многочасовые совещания, которые даже в некрупных компаниях похожи на мучительные заседания, отнимающие время и у сотрудника и у руководителя, останутся в прошлом. Нередки случаи, когда за большим столом собираются руководитель и его подчинённые, и по очереди каждый начинает рапортовать о своих достижениях и неудачах, планах и результатах работ. Руководитель в это время записывает сведения в ежедневник, журит или хвалит сотрудника в присутствии других. Такие совещания могут занимать несколько часов, при этом ни к чему не приводят. Как показывает практика многих компаний, гораздо результативнее отражать планы и результаты работ в CRM-программе, а в конце месяца или недели обсудить наиболее острые вопросы, если это необходимо.

Если говорить о конкретных CRM-решениях, то, например, программа «АЛТИУС CRM – Управление контактами» способна обеспечить чёткое и упорядоченное ведение бизнеса. Программа отражает планы и результаты работ, содержит систему напоминаний, автоматически сообщает о предстоящих событиях и сроках выполнения задач, а также позволяет руководителю формировать планы для конкретного сотрудника. В результате работы с программой ситуации, связанные с халатностью или форс-мажорными обстоятельствами сводятся на нет, все необходимые действия происходят точно в срок. Эффективность работы в таких случаях налицо. По признанию клиентов компании «АЛТИУС СОФТ», реальные результаты от работы с программой заметны уже в первые месяцы. Дополнительным плюсом является и то, что удаётся избежать негодования сотрудников от внедрения программы, так как она проста в освоении и использовании.

Что касается документооборота, то и он нуждается в чёткости и упорядоченности в компании любой численности и профиля. Инновационная разработка компании «АЛТИУС СОФТ» программа «CRM и документооборот» позволяет облегчить работу всех подразделений компании, так как информация о клиентах и документах будет содержаться в одной программе и не потребует дополнительного перемещения. Принцип работы данной программы основан на том, что по каждому контрагенту будет отображаться:

1)  история взаимоотношений, планы и результаты работ (из CRM);
2) набор документов, относящийся к нему, наглядно демонстрирующий какие документы подписаны или находятся на согласовании, предоставлены ли все бухгалтерские документы, какие дополнительные соглашения были заключены и т.п. Соответственно, в любой документ можно внести оперативные правки и при необходимости откорректировать список ответственных исполнителей по нему и в этой же программе запланировать необходимые мероприятия, получать напоминания, распределять обязанности между сотрудниками. Простота и логичность данного программного решения также приятно удивляет клиентов компании «АЛТИУС СОФТ», среди которых встречается немало организаций с численностью сотрудников до 15 человек. Среди них и строительные компании, и дизайн-студии, и различные отраслевые СМИ и другие участники рынка.

По словам генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ» Андрея Травкина, малое и среднее предпринимательство не зря получает поддержку государства, поскольку демонстрирует реальные результаты и является перспективным и даже образцово-показательным. Применение специализированных программных решений не будет лишним и для небольших компаний лишь в том случае, если ПО представляет собой по-настоящему функциональный, полезный инструмент, а не просто имиджевый атрибут, приобретаемый «для галочки». Стоит заметить, что и сами сотрудники компании «АЛТИУС СОФТ» используют в своей ежедневной работе программные решения, о которых говорилось выше. «После нескольких дней работы с программами «АЛТИУС CRM – Управление контактами» или «CRM и документооборот» сотрудник, который прежде никогда не работал с подобным ПО и даже абсолютный новичок, который впервые начал свою трудовую деятельность, может демонстрировать работу ПО клиентам. Наши программы настолько просты в освоении и работе, что не требуют многодневного обучения и внедрения. Если делать ставку на то, что в динамичном рабочем режиме просто нет времени на какие-либо обучающие мероприятия, то наше ПО как нельзя лучше подходит для современного офисного ритма», - сообщает генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин.

Автор: Рахманкулова Надия