IT в современной юриспруденции: что могут, а что должны знать юристы об IT

Интервью журналу «Юрисконсульт в строительстве»

Мы беседуем с  Андреем Травкиным, генеральным директором компании «АЛТИУС СОФТ».

Компания «АЛТИУС СОФТ» начала свою деятельность в 2000 году и является разработчиком программных решений для строительной отрасли. Основной в линейке программных продуктов выступает система «АЛТИУС — Управление строительством». Система предназначена специально для управления строительной организацией и позволяет полностью автоматизировать управленческий учёт, финансовое планирование, учёт договоров и другие бизнес-процессы строительных компаний.  В арсенале компании «АЛТИУС СОФТ» есть и другие, не менее актуальные программы: CRM-решения и системы электронного документооборота.

1. Скажите, пожалуйста, разделяются ли сейчас продукты СЭД по отраслям? Есть ли программы, предназначенные специально для строительной отрасли? Если такие продукты есть, расскажите о них поподробнее.

Да, по отраслям СЭД разделяют. Во всяком случае, идеология компании «АЛТИУС СОФТ» заключается как раз в том, чтобы разрабатывать программы именно для строительных и проектных организаций. Это обусловлено спецификой и многополярностью отрасли. Если говорить о системах электронного документооборота, то в строительстве они априори должны быть специализированными и, главное, максимально простыми для восприятия, но эффективными в работе. Такие принципы мы воплотили в программе «АЛТИУС – Документооборот». Без преувеличения могу сказать, что данная программа является одной из самых логичных СЭД на рынке. Дело в том, что у представителей строительных компаний просто нет времени на кропотливое изучение ПО. Следовательно, должен соблюдаться принцип «установи и работай». В названной мной программе он реализован. Программа позволяет работать с документами в режиме одного окна, информирует пользователя об окончании сроков действий документов, необходимости их пролонгации, показывает, где хранится документ, кто ввёл его в программу, также можно прикреплять и электронные копии документов. Кстати, на каждый из документов создаётся собственная карточка, которая содержит полную и исчерпывающую информацию о документе. Естественно, в программе можно ставить и ограничения, чтобы только определённый круг сотрудников имел доступ к тому или иному документу. В строительстве это очень важно, так как от точности работ по договорам очень часто зависит исход проекта.

2. Есть  ли сейчас программы, разделы программ, предназначенные для юристов?  Если есть, то расскажите, пожалуйста, о них подробнее.

Юрист – одно из основных звеньев строительной компании. От его внимательности и компетентности зависит очень многое. Неверная формулировка в договоре, неточная фраза – и уже можно трактовать какие-то понятия не в пользу строительной компании. Поэтому юриста строительной организации обязательно нужно обеспечить надёжным инструментом контроля. Например, CRM-системой, которая бы позволяла формировать планы сотрудникам, отслеживать последовательность действий специалистов компании. К примеру, случается, что договор на выполнение строительного проекта изменился. Юрист отслеживает изменения, но не может понять, по какой причине они произошли. Из-за этого приходится совершать массу действий: звонить и выяснять, почему так случилось, что явилось основой и так далее. В программе «АЛТИУС CRM и документооборот» юрист может обеспечить себе контроль исполнения поручений в документообороте. А именно: увидеть, какой сотрудник внёс правку в документ, что предшествовало этому действию. Также можно посмотреть и сохранить любое количество вариантов редакций (копий) документов. Более того, в программе можно задать такую настройку, которая позволила бы другому сотруднику работать только с технической частью договора, но не со смысловой. Это позволяет избежать различных кривотолков, приводящих неточностям и потере средств компании. И, конечно, это существенно облегчает работу юриста. Мы намеренно объединили блоки «документооборот» и «управление контактами» в единую программу, чтобы юристу строительной организации и другим сотрудникам было проще вести полноценный учёт документов и контактов, планов, ежедневных дел.

3. Как вы считаете, что современные юристы должны знать об IT?

Думаю, что современные юристы и так очень прогрессивны. Но я бы рекомендовал особое внимание уделять отзывам клиентов о том или ином ПО, не торопиться делать скоропалительные выводы. Сейчас рынок переполнен программами делового назначения, но часто они оказываются малополезны из-за своей сложности и нелогичности. В итоге, их просто не хотят и не могут внедрять, а стоимость их может доходить до астрономических сумм. Не стоит спешить с выводами. Нужно внимательно посмотреть презентацию программы, оценить её функционал, задать разработчику вопросы о технической поддержке и так далее. Ну, а знать твёрдо нужно одно – программа для строительной организации должна быть ориентирована именно на специфику строительства.

4. Как вы считаете, должен ли юрист принимать участие в обеспечении компьютерной безопасности  предприятия?

На каких-то этапах, определённо, да. Именно поэтому в наших программах (их немало) можно ставить ограничения на редактирование и видимость документов. Это тоже часть информационной безопасности. Если каждый, кому не лень, будет вносить правки в договор, сумма которого может превышать миллиарды рублей, то ничего хорошего из этого не выйдет. Юрист должен работать в рамках своей компетенции и не допускать к документам всех сотрудников.

5. Как вы предполагаете, с какими IT-специалистами юрист должен находиться в плотном контакте, с кем разрабатывать часть политики организации?

Юрист – довольно-таки завуалированная фигура. Но, если уж встал вопрос о части политики, то, думаю, что, прежде всего, юрист должен находиться в плотном контакте со своими непосредственными подчинёнными. Если внедряется какая-то программа, надо обязать сотрудников вводить в ней данные и делать это корректно, не забывать о том, что в любой момент можно посмотреть результаты работы сотрудника (в части CRM программы «АЛТИУС – CRM и Документооборот»). Уверен, что и с руководством юрист должен говорить открыто. И, если нужна какая-то компьютерная программа, стоит об этом заявить, обосновать свою точку зрения. И, конечно, плотно нужно общаться с разработчиками ПО. Правда, не у всех поддержка пользователей бесплатная, и даже телефонные консультации относятся к категории коммерческих услуг. В компании «АЛТИУС СОФТ» это не так. Краткие консультации по телефону и e-mail оказываются бесплатно.

6. Какие средства обучения вы бы порекомендовали юристам вообще и юристам строительных организаций в частности?

Советую читать специализированные журналы. Например, «Юрисконсульт в строительстве». Также рекомендую посещать профильные мероприятия для строительных организаций. Если времени нет, то можно обратить внимание на вебинары (они проводятся через интернет). Например, компания «АЛТИУС СОФТ» проводит их периодически. Буквально пару месяцев назад состоялся вебинар «Практические методики ведения управленческого учёта в строительстве», который мы провели совместно с «Институтом методики управления». На вебинаре были рассмотрены проблемные стороны строительства: сроки, ресурсы, финансовое планирование, давались советы по устранению этих проблем и их пресечению, были даны практические рекомендации.

7. Проводятся ли вашей компанией конференции, семинары и мастер-классы для юристов строительных организаций?

Да, конечно, выше я уже коснулся темы мероприятий. Мы проводим вебинары, очные мероприятия. Кстати, презентации всех наших программ абсолютно бесплатны. Даже в ходе презентаций мы не просто информируем потенциального клиента о возможностях программы, но и активно консультируем по вопросам ведения управленческого учёта и документооборота, анализируем практику, принятую в конкретной компании. Стандарты ведения управленческого учёта у всех разные (а в строительстве их, можно сказать, нет). Мы же делаем всё возможное, чтобы сформировать культуру ведения управленческого учёта, стандартизировать его, сделать простым и понятным. Итоги и анонсы наших мероприятий можно увидеть на сайте www.altius.ru.

8. Расскажите какой-нибудь случай из вашей практики, который считаете интересным или полезным для юристов строительных организаций.

Есть интересный случай, который свидетельствует о том, что к юристу в строительной организации прислушиваются и часто перенимают его практику ведения учёта. Например, в одной из компаний была приобретена программа «АЛТИУС – Документооборот» с целью учёта договоров, редакций, дополнений к ним. Впоследствии программа оказалась настолько удобной для пользования (по отзывам юристов и сотрудников, работающих в системе документооборота), что на её основе была построена ещё и система бюджетирования в строительной организации. То есть, вслед за юридическим, договорным отделами, сотрудники которых оценили эффективность программы на собственном опыте, был автоматизирован и планово-экономический департамент.