Какой ты, документооборот в строительстве?

Довольно часто строительные компании озадачены поиском системы электронного документооборота. Правда, ожидания от этой самой системы весьма и весьма высокие. Ведь из компьютерной программы хочется, что называется, выжать максимум. Что ж, если бы речь не шла о таком понятии как документооборот в строительстве, то, может быть, на этот максимум можно было бы рассчитывать. Но, когда разговор заходит в русло строительной отрасли, то здесь уже документооборот – это не просто автоматическое составление документов, их визирование и хранение, но и плотная связка данных из договоров, с учёта которых и нужно начинать.

Это документооборот или нет?

Многие специалисты строительных компаний понимают под документооборотом ещё и учётные задачи: учёт договоров, учёт выполнения работ, учёт нарядов, взаиморасчёты по договорам. На самом деле это две совершенно разные задачи. Учётная система, обеспечивающая управление строительной организацией, – это одно. Система документооборота – совсем другое: простая, в чём-то даже примитивная, но полезная для целей регистрации, хранения и автоматического формирования документов. Это не значит, что система документооборота в строительстве заранее обречена на неудачу. Вовсе нет. Просто она должна работать совместно с системой управленческого учёта.

Решение есть!

Наверное, некоторые читатели сейчас подумали: «ну вот, нет для строительной компании нормального компьютерного решения, всё кусками». На самом деле решение есть. На рынке существуют программы (их немного), которые позиционируют себя в качестве управленческих систем в строительстве, а модуль документооборота, как правило, уже предусмотрен внутри системы или приобретается отдельно.

В качестве примера можно рассмотреть тандем отечественных систем «АЛТИУС – Управление строительством» и «АЛТИУС – Документооборот» (компания-разработчик «АЛТИУС СОФТ», Россия).

Система «АЛТИУС – Управление строительством» - это тиражная, специализированная для строительного бизнеса компьютерная программа, ориентированная на полноценный управленческий учёт в строительстве (не дублирует бухгалтерские или сметные программы).

Система «АЛТИУС – Документооборот» - надёжное, готовое решение для учёта, регистрации, визирования, движения и хранения документов организации.

Документооборот

Будем двигаться от частного к общему. Итак, модуль «АЛТИУС – Документооборот», который входит в состав системы «АЛТИУС – Управление строительством, предусматривает весь набор важных функций для строительных компаний, как по учету экземпляров документов, так и по учету деятельности, связанной с исполнением договоров.

Карточка каждого договора содержит значимые сведения: дату подписания, его номер, наименование предприятия-контрагента, наименование юридического лица по договору, объект, ответственное лицо и т. п. Данный модуль позволяет отслеживать иерархию любого документа, автоматически передавать его на визирование следующему сотруднику, информировать уполномоченных лиц о превышении сроков визирования, фиксировать причины появления подобной задержки, то есть отображает жизненный цикл документа.

Важно, что модуль «АЛТИУС – Документооборот» способен отображать все изменения в карточке самого документа. Если, к примеру, на договор уже составлена карточка, но через несколько недель к договору заключено новое дополнительное соглашение с изменением цены, сроков выполнения работ, реквизитов, то и в карточке самого договора данные изменения будут автоматически отражены, и это поможет избежать разночтений в дальнейшей работе.

Управление строительством

А теперь продвигаемся к общему. В рамках программы «АЛТИУС – Управление строительством» модуль «АЛТИУС – Документооборот» возьмет на себя все, что связано с контролем за каждым из этапов выполнения договора. Как известно, внутри компании различные этапы могут курировать разные сотрудники. Программа «АЛТИУС – Управление строительством» позволяет вести полноценный управленческий учёт от появления объекта и до завершения работ и взаиморасчётов по нему. В рамках этого объекта учитываются договоры с заказчиками и субподрядчиками, контролируется выполнение работ собственными силами. Можно установить напоминания о контрольных сроках этапов договоров, работ, платежей, поставок как группам сотрудников, так и персонально каждому ответственному исполнителю за тот или иной участок на любом из этапов действия договора.

А самое главное – программа способна составить финансовые, календарные, ресурсные планы, рассчитать плановую себестоимость работ с учётом внутрифирменных нормативов в разрезе реальных статей затрат. Контролирует она и ведение актов выполненных работ в строительстве (КС-2, КС-3), а также стоимость выполненных работ. Дополнительным плюсом является и то, что в любой момент программа сформирует отчет о состоянии выполнения обязательств по договорам, напомнит о предстоящих и просроченных платежах.

Без отрыва

Вот так тезисно можно описать суть документооборота в строительной организации. В отрыве от управленческого учёта документооборот в строительстве практически теряет смысл. Поэтому правильнее и эффективнее отталкиваться от данных по строительным проектам, объектам и договорам, а документооборот автоматически будет поддержан надёжной системой управленского учёта, о которой было сказано выше.

Получите более подробную информацию и закажите бесплатную, персональную презентацию.