Организация документооборота в строительной компании

Занимаясь поиском компьютерной программы для документооборота, специалисты предприятий строительного комплекса невольно обманывают свои ожидания. Ведь довольно часто от программного решения ожидают, скорее, полноценного управленческого учёта с возможностью формирования бюджетов, составления календарных планов и графиков производства работ и так далее. 

Однако всё более прозаично. Программа ориентирована, прежде всего, на организацию хранения, визирования документов, их учёт и фиксацию перемещения. Всё, что будет сверх этого, правильнее вкладывать в понятие управленческого учёта.

Чего вы хотите?

Управленец высокого уровня подготовки хочет видеть, по какой причине замедлился темп выполнения работ, в какой момент началось отклонение от запланированных дат, что послужило причиной перерасхода ресурсов и так далее. Ему также интересно составить корректно договор с заказчиком и субподрядчиком. Причём, деликатные данные договора для заказчика и подрядчика могут быть разными (стоимость работ, к примеру). И главное потом ничего не перепутать, составить верно акты выполненных работ… Вдаваться в детали строительного закулисья не входит в цели данного материала. Пример приведён для наглядности.

ПРИМЕР

Возьмём ERP-систему «АЛТИУС – Управление строительством», в состав которой входит модуль «Документооборот» (он может работать как автономно, так и в составе названной системы).

Сначала без ERP

Отдельная программа для документооборота ориентирована на регистрацию и учёт отдельных экземпляров документов, связанных с исполнением определённых договоров.

К каждому документу будет автоматически составляться сводная карточка, в которой отобразится информация о дате подписания, контрагенте, ответственном лице. Здесь же автоматически будут фиксироваться любые изменения, касающиеся договора. В модуле «Документооборот» можно проследить за жизненным циклом документа, получить уведомление о задержке визирования, отследить иерархию документов.

А теперь с ERP

Вместе с ERP-системой контролировать можно будет не просто договор, а каждый этап договора: от начальной стадии работ по объектам до завершения взаиморасчётов.

Абсолютно всё документы/договоры будут учитываться, что называется, «серьёзно». Руководитель сможет увидеть уведомления о важны датах, а которые запланированы платежи, о новых поставках, о ходе выполнения работ. Также по конкретной работе руководитель сможет назначить ответственного сотрудника или группу сотрудников, установив отдельные напоминания и для них. Причём сделать это можно на любом этапе выполнения договора.

Плюс ко всему, кроме классического документооборота в строительстве можно получить широкие возможности, направленные не ведение календарного, финансового и ресурсного планирования. А ещё проконтролировать стоимость выполняемых работ, рассчитать себестоимость проекта. Кроме того, пользователю будет предоставлен ряд полезных и информативных отчётов по договорам, платежам и датам.

Не забудьте про управленческий учёт

Понятие «документооборот» с годами стало хрестоматийным. Специалисты, занимающиеся управлением строительным бизнесом, конечно, его слышали и знают наизусть. Однако непременно стоит ввести в профессиональную лексику и ход мыслей понятие «управленческого учёта», без которого уже просто не обходится качественное ведение бизнес-процессов.