Что должна уметь программа для ведения управленческого учёта в строительстве

Инструкция по поиску полезного ПО на реальных проблемах и примерах

Сложность заключается вовсе не в том, чтобы найти программу, посмотреть презентацию. Понять, как внедрить и настроить программу – можно, обсудить с разработчиком вопрос технической поддержки – можно. Но сложно понять, что именно должна уметь программа? Какие функции для строительной компании она должна выполнять? На этом этапе возникает ступор. И, как правило, строительная компания, не понимая, чего ждать от продукта, не может сформулировать свои запросы.

Ниже приведу некий дайджест необходимых «умений» программы для строительного предприятия. Составлен он на основании анкетирования, опроса и реального общения со специалистами строительного бизнеса.

Взаиморасчёты

Ответ на самый простой вопрос: «заказчик должен нам или мы ему» по логике бухгалтерского и управленческого учёта будет разным. Приведу пример, чтобы наглядно показать, в чём тут сложность.

Допустим, бухгалтеру известно о том, что строительная компания, выполняющая работы, получила от заказчика аванс на 300 000 рублей. А на 200 000 рублей уже закрыт акт. Простой, почти школьный пример, правда? И бухгалтер, следуя логике арифметической, скажет, что от заказчика денег больше ждать не нужно. Ведь акт закрыт только на часть суммы.  

Но в этом ответе не учтены условия договора. Пусть, 1 000 000 рублей – это сумма строительной сметы, которая относится к договору подряда. И в этом договоре отражено, что аванс зачитывается пропорционально выполненным работам. Есть также в договоре и гарантийное удержание, равное 5%.

Следовательно, для того, чтобы понять, ожидать ли ещё платёж от заказчика или нет, бухгалтерских данных недостаточно.

При пропорциональном зачёте аванса к сумме в 200 000 рублей относится только 60 000 рублей от тех трёхсот тысяч, что перечислил заказчик. А ещё 5% от аванса 200 000 заказчик может удержать по условиям договора. Значит, в данном случае нужно отнять 60 000 рублей и 10 000 рублей от двухсот тысяч. Тогда получится, что заказчик должен ещё 130 000 рублей.

Этот пример показывает, что в задачи бухгалтерии финансовое планирование не входит. И не надо ждать от бухгалтера корректной информации об предстоящих платежах.

Программа же для строительного предприятия должна сразу давать такие данные. Бухгалтерская программа может предоставить данные только как информацию для проверяющих органов – и лишь за прошедшие периоды, а в лучшем случае на «сегодняшний день». В основном, руководители могут получить лишь данные по остаткам и движению на расчётном счёте и по кассе. Но руководителя строительного предприятия часто интересует не отчётность по итогам какого-то периода, а картина ведения дел в динамике. А именно: от кого мы можем получить деньги «сейчас», «завтра», «через месяц». Показать, кто кому должен -  это то, что управленческая программа для строительных компаний должна делать по умолчанию.

Когда смета с заказчиком и подрядчиком различается

Одна из самых сложных проблем при строительстве: сметы с заказчиком и подрядчиком различаются. Бывает, что с заказчиком сметы укрупнённые, а с заказчиком они расписаны до конкретных работ и расценок. Или наоборот.

Особенно сложно, когда несколько подрядчиков выполняют работы. В этом случае закрытие актов превращается в сложную процедуру. Понятно, что когда договор будет полностью закрыт, то все данные будут актуальны и всё сойдётся, как говорят, «до копейки».

Пример следующий.

Как понять, сколько нужно закрыть с заказчиком работ по строительству газопровода, если: один подрядчик указывает, что вырыл траншею на 20 км, другой указывает, что насыпал песка 5 км, а третий сообщает, что положил трубу на 1,5 км. В итоге, как закрывать такие работы с заказчиком?  Это превращается в проблему, на которую тратиться много ресурсов. В реальности на этом участке большие дыры.

Подрядчик тянет оделяло на себя. И подрядчик в итоге получает больше денег, чем должен был получить.

К примеру, строительная компания (генподрядчик) прокладывает трубы в условиях крайнего севера. Заказчик закрыл этой компании за месяц 20 км трубы. Но отдельных работ каждому подрядчику строительная компания (генподрядчик) закрыла больше. Вынуто 5 кубометров грунта – акт подписан. Выкорчевано 5 кубометров деревьев – акт подписан. Завезены и посажены новые насаждения, восстановлен экологический баланс – акт подписан. А как эти отдельные работы соотносятся с тем, что закрыто заказчиком? Как понять, каким образом эти кубометры соотносятся с одной большой работой, закрытой заказчиком? В реальности, как правило, генподрядчик платит субподрядчику больше, чем получит от заказчика. И, вроде бы всё сделано правильно, но генподрядчик всё равно в минусе. А заказчика промежуточные работы не интересуют. Ему важен конечный результат.

Всем этим пересчётом занимаются производственно-технические и сметно-договорные отделы строительных компаний. И всё это крайне трудоёмко.

Программа для ведения управленческого учёта в строительстве должна на основании актов с подрядчиками сама, автоматически посчитать, что можно включить в акт с заказчиком в других единицах измерения, в укрупнённой смете. Или наоборот учитывать, в каком объёме заказчик подписал работы, и какие работы можно теперь корректно закрыть подрядчику.

Сметные и внутренние нормативы

Сметные нормативы – это то, от чего никуда не уйдёшь. Но в реальной жизни никто не платит заработную плату рабочим по тем нормативам, которые заложены в смете. И ни один поставщик не обязан поставлять материалы строительной компании по той цене, которая указана в смете.

Следовательно, когда строительная компания занимается планированием, ей не на что опираться, а смета никакой реальной картины не даёт. С другой стороны, организация, которая специализируется на конкретных работах, может эти работы нормировать, рассчитать, что на единицу выполнения работы нужно столько-то времени, столько-то материалов, зарплаты. Другое дело, что нормирование – сложный и дорогостоящий процесс.

Поэтому здесь нужна программа, которая должна сама уметь посчитать нормативы для конкретной компании, конкретных работ на отдельных объектах. И автоматически переводить сметы для заказчика и сметы для себя: сколько потребуется техники, рабочих, времени для выполнения работ. Программа для ведения управленческого учёта в строительстве должна содержать функционал, позволяющий работать компании по внутренним нормативам.

Бюджетирование

Перейдём к части финансового планирования и бюджетирования. Надо сказать, что в этой категории программ предостаточно. Но все они страдают от одного общего недостатка: в них не содержатся первичные документы. И для того, чтобы построить финансовый план или бюджет, нужно вручную вводить данные.

В чём сложность бюджетирования и финансового планирования в строительстве? Дело в том, что в строительстве договоры практически никогда не бывают типовыми. Всякий раз условия договоров, сроки зависят от конкретного строительного проекта, объекта и рыночной ситуации. Соответственно, банально внести в «рыбу» договора данные предыдущего договора не получится, а показатели нужно рассчитывать снова. 

А как оценить плановую рентабельность? Причём на основании внутренних нормативов. Как понять, что компания не будет в убытке, если возьмётся за строительство объекта? Учитывать нужно и договорную цену заказчика, и заложенную себестоимость.

Ещё один фактор финансового планирования: входящие платежи нужно сопоставлять с исходящими. В противном случае может получиться, что уже пора вносить плату за материалы, а аванс от заказчика ещё не получен или истрачен. Тогда придётся использовать собственные средства. А если их нет? Тогда придётся использовать средства заёмные. А если их не будет?

В идеале финансовый план и бюджет должны составляться в программном комплексе автоматически - на основании первичных документов.

Это позволяет формирование финансового плана и бюджета сделать вещью технической и несложной. Кроме того, бюджеты должны быстро корректироваться и быть актуальны на текущий момент, а не на «вчерашний день». Ведь составляются они на длительный срок, но могут меняться по разным причинам (в зависимости от экономической ситуации, изменений условий договора, цен на материалы и так далее).

Замена подрядчика

Нередка ситуация, когда компания-генподрядчик работает с субподрядчиками, закрывая акты работ КС-2, КС-3. В какой-то момент с подрядчиком решают прекратить работу. В реальной жизни переподписывают договоры на уже закрытые объёмы, проводят взаиморасчёты, а оставшиеся объёмы работ отдают новому подрядчику. Если была одна смета к договору, то процесс несложный. Но, если смет были десятки, заключались дополнительные соглашения, вносились изменения в договоры и сметы, то этот процесс превращается в трудоёмкую работу, занимающую много недель. Вероятность обычной арифметической ошибки достаточно высока.

Предыдущему подрядчику договоры подписаны не так, как было нужно. Новому подрядчику не передали необходимые работы и так далее. Всё это типичные ошибки. При проверке налоговыми органами компания вынуждена платить штрафы за неверно рассчитанные налоги, так как документы составлены некорректно, договоры закрыты неправильно.

Нужно, чтобы программа для ведения управленческого учёта в строительстве по нажатию кнопки могла закрыть объёмы работ предыдущему подрядчику, а оставшиеся работы передать новому подрядчику. Всё, что нужно – распечатать и подписать документы.

Как автоматизировать, или кому это не нужно

Автоматизировать строительное предприятие по принципу: у каждого отдела своя программа – можно. Но в идеале нужно все производственные службы объединять под одним программным комплексом. Это позволяет избежать повторного ввода данных, обеспечить взаимную проверку введённых данных, ускоряет проверку документов, облегчает руководству контроль.

Но принципиально важно, что единственная служба, которую можно и нужно автоматизировать отдельно – это бухгалтерия.

Как правило, используется в бухгалтерии программа «1С». С ней можно настроить обмен данными с программой управленческого учёта: о входящих и исходящих платежах, материалах.

Всё дело в том, что бухгалтерия живёт по строгим законам, которые диктуются проверяющими органами. Но строительная компания, которая ведет управленческий учёт, работает совсем иначе. Подходы совершенно разные. Именно поэтому построение управленческого учёта на базе бухгалтерской программы заканчивается фиаско.

Функция бухгалтерии исключительно фискальная. И основная её задача состоит в том, чтобы подготовить корректную отчётность для налоговых органов. Все остальные требования к бухгалтерам – несостоятельны.

Пара показательных примеров, которые дают понять разницу управленческого и бухгалтерского учёта.  

В нарядах строительные компании вводят данные о  ежедневном выполнении работ, отражая затраты по заработной плате и затраты на материалы. Условно говоря: столько работ выполнили за день – такая заработная плата положена. В бухгалтерии ежедневных данных по нарядам нет. Пока наряды не будут полностью закрыты, переданы в бухгалтерию и по ним не будет перечислена заработная плата за месяц,  бухгалтерия не может ответить руководителю на вопрос: «Каковы затраты по заработной плате и материалам именно «сейчас», «сегодня».

Ещё один пример. Представитель со стороны заказчика и со стороны генподрядчика может в журнале учёта работ отмечать, какие объёмы работ выполнены каждым из субподрядчиков. При этом управленческая программа даёт возможность понять не только, каковы объёмы выполненных работ по каждому субподрядчику, но и показывает стоимость выполненных работ. Бухгалтерия просто категорически не может вносить ежедневно такие данные в свою бухгалтерскую программу: пока не закончен месяц, пока субподрядчики не оформили акты КС и счёт-фактуру по установленному образцу. Бухгалтерия просто-напросто не имеет права вносить эти данные на основании того, что некий уполномоченный представитель заказчика и генподрядчика контролирует выполнение объёмов работ на объектах.

Делать бухгалтерскую программу управленческой опасно!

Почему нельзя совмещать бухгалтерский и управленческий учёт. Практика показывает, что в 99% случаев программисты, которые занимаются развитием или созданием управленческой системы на базе бухгалтерской программы, не могут оценить несостоятельность этой затеи. Нет понимания того, что если они что-то дописывают что-то в управленческой части, то это коснётся данных в бухгалтерской части этой же программы. Причём данных бухгалтерских, которые априори трогать нельзя. А если отчёты уже сданы в налоговые органы, менять их и сложно, и не нужно, то это ещё больше всё усложняет.

Большинство директоров в ответ на это могут сказать: «У меня программисты опытные, они всё допишут как надо. А если нет, то я им такое устрою». Дело в том, что опыт программиста значения тут не имеет. Программист может прекрасно владеть всеми технологиями технического плана, но совершенно не понимать логику управленческого учёта в строительстве. То есть, здесь важны не технические способности, а понимание того, что бухгалтерский и управленческий учёт – это две разные методики.

Задача программы управленческого учёта - показать текущее, реальное состояние предприятия и сделать прогноз на будущее, основываясь на введённых данных.

Эксклюзивно для Executive.ru