Проектное управление современной компанией, или просто «ПУСК»

 Что такое управление проектами? Зачем вообще это нужно? С чем это едят? Это дань моде или нужная вещь? Это не помешает бизнесу? «Проект» – это что? Такие вот вполне очевидные вопросы руководителя компании или отдела.

 Попробуем разобраться, затронув тезисно области проектного управления.

Помни всё, руководитель

Начнём с небольшого лирического отступления в защиту руководителя, который должен за всех всё помнить. Конечно, в зависимости от масштаба, численности и оборота компании круг лиц, за которых, собственно, надо всё помнить расширяется или сужается, но факт остаётся фактом.

Если брать предприятие средней руки, то, как правило, руководитель лично курирует задачи, возложенные на подчинённого. Стандартная беседа руководителя и сотрудника выглядит как диалог в стиле «сделал – не сделал». Сотрудник не сделал, потому что это не в его компетенции, кто-то был в отпуске, а спросить было не у кого, куда-то не смог дозвониться и так далее. В итоге задача провалена. Можно, конечно, начать огульно увольнять всех, кто не умеет/не хочет выполнять задачи, но это утопия. Как говорится, нужно уметь работать с имеющимся материалом. И здесь нужны правильные инструменты проектного управления. Речь идёт об IT-решениях, призванных помочь в управлении современной компанией.

 

Проект – это…

Сразу оговоримся, что под проектом каждая компания может понимать всё что угодно: от типовой сделки по продаже продукции с незамысловатой цепочкой действий до сложного строительного проекта, в котором участвуют заказчики, подрядчики, субподрядчики, поставщики, инвесторы и так далее.

Как должно быть?

Чтобы управлять проектом качественно, все поручения и задачи должны содержаться в единой структуре. При этом должны быть «видны» исполнители. Каждый исполнитель должен с заданной периодичностью заполнять форму отчёта о поставленных задачах и фиксировать результат по каждой задаче (даже промежуточный). К примеру, исполнитель может указать, что по его проекту «всё идёт по плану», «справляюсь» или, наоборот, «нужна помощь, задача не в моей компетенции». Руководитель таким образом может отследить, как идёт работа, стоит ли ему вмешаться в процесс.

Данный пример упрощённый. Разумеется, масса компаний имеет более сложные структуры подчинённости и системы управления, руководителей различного уровня и ранга. Грубо говоря, о проблемах секретаря или менеджера членов совета директоров извещать вовсе не обязательно.

Контрольные точки

Теперь перейдём к предметному понятию «контрольные точки». Не все работы, дела являются для руководителя одинаково важными и ключевыми. Но некоторые приоритетны, и именно за ними и хочет наблюдать руководитель. Причём не просто наблюдать, а видеть в динамике. Что толку, если подчинённый поставит руководителя перед фактом и укажет, что «сроки работ сорваны». Это не управление. Управление – это когда сотрудник сможет сделать прогноз, указать, что наблюдается отставание от сроков, нужно предпринять меры, сделав некоторые шаги. Руководителю, в свою очередь, будет проще ориентироваться на контрольные точки с конкретной задачей и датой, а не на общий массив данных. К примеру, в строительной отрасли вариантом нормы являются списки на сотни и тысячи пунктов (данные из сметы), за которыми действительно проблематично следить, вглядываясь в стандартную табличную форму.

ПУСК!

Теперь перейдём к варианту IT-решения для управления проектами. Речь идёт о новой программе «ПУСК», которая является новинкой компании «АЛТИУС СОФТ». «ПУСК» – проектное управление современной компанией. Собственно, аббревиатура говорит сама за себя. На этот раз разработчик расширил границы своей отраслевой принадлежности к сфере IT в строительстве и выпустил на рынок универсальное решение для компаний любого профиля.

Итак, «ПУСК» – это декомпозиция проекта до конкретных заданий, документов, поручений исполнителям и обеспечение автоматического контроля. Модуль «ПУСК» «заточен» на контроль сроков поручений, событий, автоматический сбор данных о каждом событии.

Как это работает?

В программе «ПУСК» каждый проект может состоять из разных задач, документов, поручений и так далее. Программа позволяет создать любую иерархическую структуру задач с указанием численности рабочей группы, руководителя, исполнителя. Плюс ко всему, можно назначить пользователя, который имеет право просматривать данные по проекту (при этом есть возможность ограничить зону просмотра – показать только сроки, но не бюджет).

Проект может иметь любую вложенность. Как только создан новый проект и назначен исполнитель, то на рабочем столе исполнителя отобразится новое задание и можно будет приступить к исполнению.

Если проект типовой, который различается только сроками и объёмами, но имеет одинаковые бизнес-процессы, то можно создать его шаблон. Допустим: постановка задачи, техническое задание, переговоры с клиентом – так структура готова для дальнейшего использования. Остаётся лишь задать бюджеты и сроки. Помимо обычных отметок пользователей о выполнении задач и поручений, есть также автоматический сбор информации от исполнителей. То есть, можно ввести информацию по всем задачам, которые поручены исполнителю.

Не забудем строителей

Если говорить о связи программы «ПУСК» с ERP-системой «АЛТИУС – Управление строительством», то здесь стоит отметить следующий плюс. Когда в программе «ПУСК» задан бюджет проектов, то по этим данным можно получить отчёты в модуле «СтройБюджет»: сформировать БДР, БДДС, построить графики.

А теперь для примера возьмём путь нанесения «контрольных точек». Итак, откроем список строительных проектов в программе «АЛТИУС – Управление строительством». Ставим контрольную точку на «Договор с Заказчиком». На выбранную нами дату должно быть выполнено работы минимум на 150 000 рублей – это мы и контролируем приоритетно. Ещё варианты: можно поставить точку на этап, на работу, указать, на какую сумму должна быть выполнена работа, к какому числу. Сохранив рабочую точку, вызываем список контрольных точек. Зелёным будет показано, что условия выполнены, а красным – что не выполнены.

Планы

Это довольно краткий функционал программы «ПУСК», планируется его активное расширение. Из малого: в планах реализовать возможность настройки сложных зависимостей одних дат от других, даже из других веток проекта. Как и всегда, компания «АЛТИУС СОФТ» открыта для пожеланий и совместной интеллектуальной работы с потенциальными пользователями.