Зачем современной компании управление проектами

Управление проектами – область отнюдь не новая. Лидеры рынка, работающие с большими объёмами, давно используют специализированные программные решения для организации бизнеса и управления проектами.

Компании-гиганты активно внедряют новые технологии, выделяя на IT серьёзные средства. И это не просто имидж, гонка за модой. Это необходимость. Если хочешь заработать больше – нужно вложиться больше. Бытующая байка о том, что генеральный директор холдинга понятия не имеет, что делается у него в отделах – не более чем байка.

Где же клиенты?

Как правило, руководители компаний средней руки считают необходимым повышение квалификации сотрудников и заинтересованы в ведении контроля исполнительской дисциплины. Но инструментов для этого у них нет. Планёрки, летучки, отчёты на словах или в Excel – не более.

И именно поэтому, из-за некоей несогласованности действий CRMсистемы просто недостаточно. Как правило, та или иная компания теряет клиентов, так как менеджеры нарушают регламенты работы. К примеру, не высылают вовремя необходимые маркетинговые материалы, не делают своевременный звонок. В результате, клиент просто забывает о компании или «остывает», не желая возвращаться к сделанному предложению.

Бывает и так, что в компании регламентов работы с клиентами нет вовсе. Многие шаги сотрудников воспринимаются как само собой разумеющееся. Однако иногда реальность и ожидания сильно расходятся. То, что очевидно для руководителя компании, совсем не обязательно понимает сотрудник. Отсюда и многочасовые совещания…

Управление проектами в случае построения и контроля взаимоотношений с клиентами является важным и принципиальным моментом. Ведь «проект» - это некий план с последовательностью действий, отклоняться от выполнения которых для бизнеса неполезно.

Что за управление такое?

Что может дать система управления проектами? Прежде всего, стоит обращать внимание именно на исполнительскую дисциплину. «Иванову, Петрову, Сидорову» руководитель может выдать поручения (не за обедом, во время перекура или по телефону), а в системе. Прежде всего, это нужно для самого руководителя, чтобы он мог в любой момент посмотреть, как идут дела по его поручению.

Нет «средневековью»

По большому счёту всё, что заложено в современные программы проектного управления, ориентировано именно на повышение качества исполнительской дисциплины. Сотрудники часто жалуются на перегрузки на работе, не могут вовремя подготовиться к совещанию, не имеют инструментов для построения отчётов. Соответственно, растёт напряжённость и всё сводится лишь к отсрочке совещаний, записках на жёлтых листочках и прочему «средневековью».

Исполнительская дисциплина

Руководитель наконец-то избавляется от обязанности «должен помнить всё». Наличие нескольких точек учёта позволяет обеспечить автоматическое информирование руководителя о состоянии выполнения любого поручения с нужной периодичностью.

Держать в голове информацию по каждому договору крайне сложно, а найти виноватых – ещё сложнее.

CRM и управление проектами

Почему рекомендуется использовать не просто CRM-систему в единственном числе, а связывать её вместе с программой для управления проектами? Дело в том, что CRM ориентирована на фиксацию контактов, планов и результатов. Но она не может подсказать сотруднику, как действовать в конкретной ситуации. Ведь CRM – это планировщик задач, но не инструктор, который поможет сориентироваться сотруднику (причём даже новичку).

Программа для управления проектами при работе совместно с CRM-системой позволяет создать логичный регламент и расписать последовательность шагов не только для одного сотрудника, но и для всей группы лиц, занятых в выполнении проекта. Причём речь идёт не просто о последовательности в упрощённом понимании, а о полноценном сценарии с подсказками. Допустим, если клиент запросил счёт – то сотрудник идёт по конкретной цепочке действий (ветке). Если же клиент запросил коммерческое предложение, то сценарий меняется, и шаги сотрудника будут выстроены иначе.

Используя такой тандем программ, удастся не только создать регламент работы с клиентами, сотрудниками, но и осуществлять контроль управления рабочим процессом в автоматическом режиме.

В результате, повышается качество управления компанией. Это, если говорить обобщённо. А, если брать конкретику, то компания перестаёт терять клиентов из-за простого человеческого фактора.

Даже для новичков!

Если подойти к организации внедрения программного обеспечения грамотно и прописать все сценарии, то можно смело говорить о построении полноценной стратегии управления отделом продаж, например. Говорить о том, что адаптация нового персонала происходит более плавно и действенно, поскольку новые сотрудники не сидят рядом со «старшими» коллегами по цеху и не изучают на «коленке» принципы работы компании. Они готовы выйти на диалог с клиентом значительно раньше, чем сотрудники, которые не вооружены инструментами управления. Да, конечно, без должных коммуникативных навыков в работе с клиентами не обойтись, но даже крепкий середнячок может стать мастером продаж, если будет использовать полезное программное обеспечение для управления проектами.

Автор: Андрей Подвезко
Заместитель генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ»
Специально для информационно-аналитического портала "Практика CRM"