Автоматизация строительной компании: решения «АЛТИУС»

• О компании
• Работа с програаой
• Преимущества программы

В этом материале на примере отечественных IT-решений «АЛТИУС» разберём, как автоматизировать основные вопросы управленческого учёта в строительстве: оперативное планирование и контроль производства строительных работ, учёт материалов и снабжение, заполнение исполнительной документации, работа с внутренними сметами, тендеры, документооборот, CRM.

О компании

Группа компаний «АЛТИУС» создана в 2000 году. Является первопроходцем и основателем рынка управленческих систем в строительстве. Разрабатывает готовые решения для автоматизации учёта строительного производства, снабжения, документооборота и заполнения исполнительной документации.

Флагманский продукт компании – ERP-система «АЛТИУС – Управление строительством».

Она направлена на полную автоматизацию строительной компании: от учёта договоров и приложений до анализа плановой и фактической деятельности.

В линейке программ также представлены локальные программы, которые решают проблемы конкретных отделов: СДО, ПТО, ПЭО, ОМТС.

Программа «АЛТИУС – Управление строительством»

Предназначена специально для управления строительной организацией.

Позволяет полностью автоматизировать:

• управленческий учёт,
• финансовый учёт,
• все области планирования
• и другие бизнес-процессы строительных компаний.

Работа с программой «АЛТИУС – Управление строительством»

Вначале вносятся основные данные по договорам с заказчиками и подрядчиками. Начинать необходимо с учёта договоров с заказчиками и подрядчиками. Только так удастся получить картину по предприятию и принять оперативные меры в случае отклонений от плановых показателей.

На основании введенных данных осуществляется календарное, финансовое и ресурсное планирование.

В программе работают сотрудники разных подразделений.

Каждый отдел строительной компании работает в рамках своей компетенции, со своими данными. А руководство строительной компании видит сводную картину по предприятию в целом.

Программа позволяет на максимально ранних этапах отследить отклонения от планов (превышение лимитов по ресурсам, дополнительные затраты, отставание от графика производства).

Программа «АЛТИУС – Управление строительством» позволяет:

• Вести учет договоров с заказчиками и приложений к ним;
• Вести учет договоров с подрядчиками и приложений к ним в привязке к договорам с заказчиками;
• Формировать сетевые план-графики поставки на объекты материалов, оборудования, техники;
• Формировать финансовые планы и бюджеты объектов и проектов и контролировать их исполнение;
• Вести планирование и учет выполнения работ собственными силами;
• Учитывать фактическое выполнение работ с заказчиком (акты выполненных работ и наряды) и подрядчиком;
• Вести управленческий учет движения денег в разрезе как одного, так и группы «наших предприятий»;
• Вести взаиморасчеты с заказчиками, подрядчиками, поставщиками;
• Настроить систему напоминаний о плановых платежах, сроках выполнения работ, окончании договоров и их этапов;
• Использовать мощную систему напоминаний и сообщений о сроках событий: входящих платежей, предстоящих расходов, окончании выполняемых работ, договоров и приложений и т.д.;
• Формировать сводную карточку объекта, включая в нее все взаимоотношения с заказчиками и подрядчиками в рамках объекта (по финансам и выполненным работам).

Локальные решения для отделов строительной компании

Если комплексная автоматизация строительной компании на данном этапе невозможна или нецелесообразна, можно успешно внедрить отдельные модули, решающие задачи различных подразделений:

• ОМТС
• Исполнительная документация
• ПТО
• Документооборот
• CRM – Управление контактами

Программа «АЛТИУС – ОМТС»

Подбор необходимых материалов:

• на основе спецификации
• на основе строительных договоров

Поддержка актуальной стоимости материалов:

• обновление плановых цен на основе приходных накладных
• импорт прайс-листов поставщиков

Контроль маршрута движения материала:

• плановый маршрут
• фактический маршрут

Импорт строительной сметы:

• автоматическое составление спецификации на её основе

Работа с поставщиками:

• ведение любого количества прайс-листов поставщиков
• подбор поставщиков по спецификации

+ Полный складской учёт строительного производства, в том числе учёт лимитных и сверхлимитных затрат на материалы.

Преимущества программы «АЛТИУС – ОМТС»

• Работа специалистов ОМТС в рамках собственной компетенции;
• Учёт специфики строительной отрасли;
• Систематизация в одной программе всей справочной информации, необходимой снабженцам;
• Обоснование выбора поставщиков для руководства;
• Контроль поставок от сметы и спецификации до договоров и фактического оприходования и списания материалов, в том числе по объектам строительства;
• Возможность ведения договоров продажи;
• Автоматическое проставление статей БДДС и БДР по договорам закупки и продажи для представления данных в финансовую службу;
• Все специалисты ОМТС работают с единой базой данных и по единому регламенту для компании.

Программа «АЛТИУС – Исполнительная документация»

Вся работа строится от сметы:

• Импортировать смету можно из сметных программ или Excel.
• Смета загружается в программу.
• Далее пользователь указывает, какие документы и по каким работам должны быть составлены.

Программа ведёт контроль подготовки документов, сигнализирует и напоминает:

• какую документацию необходимо составить,
• каких актов, журналов, ведомостей не хватает.

Затем программа формирует сводный реестр.

Это программа однократного ввода. Если введён объём в Общий журнал работ, то в Актах освидетельствования скрытых работ данные также подставятся автоматически.

Программа простая. Отвечает принципу «установи и работай». Подходит для ИП, небольших подрядчиков и крупных компаний.

Программа существенно сокращает время на подготовку ИД. Как пример, «Акт освидетельствования скрытых работ» заполняется всего за 4 минуты с учётом прикрепления паспортов и сертификатов на материалы с актуальным сроком действия.

Программа контролирует сроки действия паспортов и сертификатов, которые относятся к конкретным материалам. Нужно лишь отсканировать и прикрепить сертификат в программе, и она будет в автоматическом режиме прикладывать его к нужному материалу. Когда срок действия сертификата начнёт подходить к концу - программа подберёт сертификат с актуальным сроком действия.

Реестр Стандарт – общестроительные документы:

• акты
• журналы
• документация по материалам
• реестр передачи

Всего в программе содержится около 200 форм общестроительных и отраслевых документов: акты, журналы, ведомости, протоколы, справки, паспорта и многое другое.

Не нужно выискивать информацию в интернете, искать формы. В программе всё под рукой.

Программа «АЛТИУС – ПТО»

Есть расширение программы «АЛТИУС – Исполнительная документация» – программа «АЛТИУС – ПТО», которая содержит дополнительные возможности:

• Учёт договоров;
• Распределение работ по субподрядчикам;
• Контроль выполнения объёмов по смете;
• Формирование актов КС-2, КС-3 с расчётом страховых удержаний и зачётом аванса.

Программа «АЛТИУС – ПТО» может то, что не умеет Excel:

На основании диаграммы Ганта удобно строить график выполнения работ и отслеживать необходимые показатели.

Можно вводить фактическое выполнение работ в смете и во все необходимые журналы (в том числе, в «Общий журнал работ» и «Журнал входного учёта и контроля материалов») данные подставятся автоматически.

Оперативно контролируется срок действия сертификатов и паспортов на материалы, программа не даст прикрепить документ с истекшим сроком действия.

Легко распределить работы между субподрядчиками. Достаточно выделить в смете работы, указав, какой субподрядчик их будет выполнять. Автоматически будет создана смета субподрядчика, в которую сотрудники субподрядной организации могут вводить факт выполненных работ и далее готовить исполнительную документацию. Связь с «Общим журналом работ» и «Журналом входного учёта и контроля материалов» также происходит автоматически. В любой момент инженер ПТО может отследить темпы и объёмы выполняемых работ, проверить полноту введённых данных.

Вся исполнительная документация автоматизирована и находится в одной программе. Прямо из сметы можно создать любой исполнительный документ (он не потеряется), а затем прямо из сметы распечатать всю пачку документов за нужный период.

Программа «АЛТИУС – Документооборот»

Отдельная программа для документооборота ориентирована на регистрацию и учёт отдельных экземпляров документов, связанных с исполнением определённых договоров.

К каждому документу автоматически составляется сводная карточка, в которой отобразится информация о дате подписания, контрагенте, ответственном лице.

Иерархия документов в системе документооборота может быть такая же, как иерархия в «Управлении строительством» (объекты - договоры с заказчиками - приложения к договорам - акты выполненных работ - субподрядчики и т.д.).

Программа «АЛТИУС – Документооборот» позволяет:

• Отслеживать иерархию документов;
• Автоматически передавать документ на визирование следующему сотруднику (в соответствии с заданным описанием);
• Информировать уполномоченных лиц о превышении сроков визирования;
• Фиксировать причины задержки визирования;
• Сообщать о приближении сроков окончания действия документов;
• Фиксировать перемещение оригиналов документов;
• Сканировать экземпляры документов и прикреплять электронные экземпляры любых документов к карточкам.
• Программа «АЛТИУС CRM ― Управление контактами»
• Программа для управления взаимоотношениями с клиентами способна предотвратить появление ситуаций, при которых «не найти концов», т.е. невозможно выяснить с чего началась работа с клиентом, какие договорённости были достигнуты, какие пожелания необходимо учесть и т.д.

Программа «АЛТИУС CRM – Управление контактами» способна обеспечить чёткое и упорядоченное ведение бизнеса.

Программа отражает планы и результаты работ, содержит систему напоминаний, автоматически сообщает о предстоящих событиях и сроках выполнения:

• Планирование и учёт контактов с внешними контрагентами;
• Организация четкого взаимодействия сотрудников собственной организации;
• Учёт разных видов мероприятий: звонков, встреч, переписки и т. д.;
• Координация работы всех сотрудников офиса;
• Автоматическое формирование ежедневных планов мероприятий как по сотрудникам, так и по организации в целом;
• Система напоминаний и сообщений;
• Учёт фактического выполнения планов работы;
• История контактов с контрагентами;
• Анализ эффективности работы сотрудников;
• Анализ эффективности рекламы;
• Рассылка писем по электронной почте (групповая, индивидуальная);
• Вывод реквизитов собственного предприятия и контрагента в любой документ MS Word или MS Excel (подстановка в заранее сформированный шаблон;
• Закрепление клиентов за менеджерами, с возможностью дальнейшей работы менеджеров только со «своими» клиентами;
• Архив клиентов;
• Настройка доступа пользователей к справочникам и документам программы.

Выбирайте актуальное решение от компании «АЛТИУС СОФТ».

Закажите бесплатную персональную презентацию.