Подбор поставщиков и реальная экономия средств от закупки строительных материалов

Подбор поставщиков и реальная экономия средств от закупки строительных материалов

Работа отдела снабжения, особенно работа такого отдела в строительной компании, всегда важна. Ведь затраты на материалы составляют большую часть стоимости строительных работ. Поэтому малейших промах в процедуре закупки материалов и в заключении договоров с поставщиками влечёт значительные финансовые потери для строительной организации. Плюс ко всему бытует мнение, что снабженец почти наверняка получает «скрытые бонусы» от поставщиков, и ему выгоднее строить свои отношения с ними на этом, а в добросовестной работе он не заинтересован. Это убеждение не случайно, и иногда оно является истинным. А прекратить такую практику трудно, так как сегодняшние регламенты работы отделов снабжения не позволяют обосновать выбор того или иного поставщика. Есть некая персона в строительной организации, которая ведает информацией о поставщиках. Без этой самой персоны никто и не будет знать, что и у кого заказывать. Следовательно, шаг вправо или влево никто и не делает: поставщики не меняются, прайс-листы от них не отслеживаются, условия поставки не оптимизируются под нужды компании и та далее.

О компьютерных программах

Заметим, что почти все отделы снабжения строительной организации используют в своей работе программы, предназначенные для автоматизации складского учёта и бухгалтерское ПО. Однако в обоих случаях в программах такого типа нет планов — они содержат только факты. То есть эти программы предназначены в основном только для фиксации факта прихода и движения материалов. В частности, не предусмотрено спецификаций, по которым происходит снабжение материалами объектов строительства. В общем-то, спецификация существует, но отдельно от складской и бухгалтерской программ. Она живёт собственной жизнью, в отрыве от программ названного типа. В итоге, сравнение в любой момент с тем, что заказано, сколько материалов осталось на объекте, что ещё надо заказать дополнительно невозможно вести в чётком и актуальном режиме. Кроме непосредственно снабженца никто не может сказать о том, каковы поставки. Иными словами, весь этот процесс получается плохо управляемым.

Не ради того, чтобы очернить бухгалтерское или складское ПО, скажем, что на рынке появилась программа, которая систематизирует процесс закупки и поставки материалов. Программы для бухгалтерского учёта, равно как и программы для управления складом, просто не ориентированы на такие задачи. А вот новая разработка «АЛТИУС — Поставщики и закупки» от компании «АЛТИУС СОФТ» призвана их решить (рисунок 1).

Рисунок 1

Основным документом названной программы, отвечающим за заказы материалов и работу с поставщиками, является спецификация. Проимпортировать её можно из сметной программы (как в формате АРПС, так и в формате Excel). Если же строительная организация автоматизирована системой «АЛТИУС — Управление строительством», то данные импортируются отдельной службой (обычно СДО),  и спецификация формируется автоматически.

Подбор поставщиков

На основании прайс-листов от поставщиков программа «АЛТИУС — Поставщики и закупки» позволяет провести их автоматический подбор (с возможностью изменения данных пользователем) по всем материалам из определённой спецификации (рисунок 2).

 

 Рисунок 2

После этого в автоматическом режиме составляются договоры с каждым из выбранных поставщиков (если их несколько).
Кроме того, на любую партию материалов из договора поставки можно задать свой маршрут движения: с указанием контрольных точек, дат, логистических компаний (рисунок 3). Таким образом, программа даёт возможность вести фактическое отслеживание поставки материалов в режиме реального времени. Любой сотрудник, который имеет право доступа в программу, может посмотреть состояние поставки по спецификации. Например, увидеть плановые даты прибытия материала в назначенный пункт, отследить этапы движения материалов, посмотреть, какие материалы начали свой путь и так далее.

Рисунок 3

Функционал программы

Если привести сводный список возможностей программы «АЛТИУС — Поставщики и закупки» и представить их более лаконично, то среди них можно выделить следующие:

Подбор необходимых материалов:

на основе спецификации;
на основе строительных договоров.

Контроль маршрута движения материала:

плановый маршрут;
фактический маршрут.

Автоматическая организация процесса визирования:

заявок от прорабов;
других входящих и исходящих документов.

Импорт строительной сметы:

автоматическое составление спецификации на её основе.

Работа с поставщиками:

ведение любого количества прайс-листов поставщиков;
подбор поставщиков по спецификации.

Ведение учёта в программе:

в автономном режиме;
в составе ERP-системы «АЛТИУС».

Незаменимых нет

Дополнительно стоит заметить, если материалами осуществляется обеспечение нескольких строительных объектов одновременно, то и договоры с поставщиками можно составить по нескольким спецификациям. Так можно облегчить работу специалистов — задача оператора только внести данные в программу. Для руководителя отдела снабжения программа полезна тем, то позволяет минимизировать зависимость от конкретного специалиста, в компетенцию которого входит снабжение строительных объектов. Неважно в отпуске он или на больничном, проимпортировать прайс-листы поставщиков и обосновать выбор последних сможет и его коллега. В ручном режиме ничего не нужно будет сравнивать. В программе с помощью нажатия пары кнопок можно получить чёткое обоснование в отношении подбора поставщиков, оперативную информацию о состоянии движения материалов и многое другое. Эти возможности программы помогают управлять процессом закупок и поставок и вести контроль в данной области.

В магазин с дисконтной картой, а за материалами с программой

Итак, программа «АЛТИУС — Поставщики и закупки» не просто направлена на управление процессом снабжения строительных объектов. Она позволяет решить проблему, которая волнует почти всех руководителей строительных организаций — экономия на материалах. Безусловно, речь не идёт о том, что материалы не будут пущены в производство. Всё дело в том, что будет обеспечена их рациональная закупка. А именно: у тех поставщиков, которые предлагают наиболее оптимальные условия сотрудничества, реализуют материалы по более привлекательной цене, варьируют систему скидок в зависимости от продолжительности деловых отношений и так далее. Это совершенно нормальный и, если быть до конца откровенными, очевидный психологический момент. Ведь человек в своей бытовой среде тоже становится постоянным покупателем магазина, который выдал ему дисконтную карату, дал купон на скидку, предложил участие в акции. Чем строительная организация хуже отдельно взятого индивида? Разве ей всё равно, сколько тратить денег, разве она не хочет всегда быть в плюсе и иметь некую дельту? Ответ ясен.

Автор: Андрей Травкин, генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ»

Специально для СофтMail.Ru